Sottotitoli e legge: le norme sull’accessibilità dei video in UE e USA

In breve

Nessuna legge stabilisce che ogni video debba avere i sottotitoli. Esistono però diverse norme che obbligano determinate organizzazioni a rendere accessibili siti web, app, servizi o programmi, e queste norme si basano su standard – le WCAG in testa – che i sottotitoli li richiedono eccome. Se un video debba averli dipende da chi lo pubblica e dove.

WCAG: la base tecnica

Le Web Content Accessibility Guidelines (WCAG), pubblicate dal W3C, sono alla base di tutte le norme di questa guida, direttamente o tramite la EN 301 549. Le WCAG 2.1 sono state pubblicate il 5 giugno 2018 e le WCAG 2.2 il 5 ottobre 2023. I contenuti conformi alla versione 2.2 sono conformi anche alla 2.1, e le WCAG 2.2 sono anche uno standard internazionale, la ISO/IEC 40500:2025.

Due dettagli contano. Il livello AA, quello a cui rimandano queste norme, include tutti i criteri di livello A, quindi significa sottotitoli per i video preregistrati e in diretta, più l’audiodescrizione. Inoltre, la definizione di sottotitoli delle WCAG comprende l’audio non verbale, come gli effetti sonori e l’identificazione di chi parla, non solo i dialoghi. L’audiodescrizione può essere più semplice di quanto sembri: le WCAG precisano che, se l’audio trasmette già tutte le informazioni visive importanti, non serve alcuna descrizione aggiuntiva.

UE: l’Atto europeo sull’accessibilità

L’Atto europeo sull’accessibilità (European Accessibility Act), cioè la direttiva (UE) 2019/882 adottata il 17 aprile 2019, stabilisce requisiti di accessibilità per determinati prodotti e servizi. Gli Stati membri dovevano recepirla con leggi nazionali entro il 28 giugno 2022 e applicarle dal 28 giugno 2025. Ciascuno stabilisce le proprie sanzioni, che secondo l’Atto devono essere effettive, proporzionate e dissuasive.

Cosa riguarda

Prodotti immessi sul mercato dopo il 28 giugno 2025: computer e sistemi operativi per i consumatori; terminali di pagamento e self-service come sportelli bancomat e biglietterie automatiche; dispositivi per i consumatori usati per le comunicazioni elettroniche o per accedere a servizi di media audiovisivi; lettori di e-book.

Servizi forniti ai consumatori dopo il 28 giugno 2025: comunicazioni elettroniche; servizi che danno accesso a media audiovisivi; alcuni elementi del trasporto passeggeri aereo, su autobus, ferroviario e per vie navigabili, come siti web, app, biglietti elettronici e informazioni di viaggio; servizi bancari per i consumatori; e-book; commercio elettronico. È compresa anche la risposta alle chiamate di emergenza al 112.

Dove entrano in gioco i video

• I siti web e le app dei servizi soggetti all’Atto devono essere percepibili, utilizzabili, comprensibili e robusti (i quattro principi delle WCAG), con la EN 301 549 come riferimento pratico. L’Atto esenta solo i video preregistrati meno recenti (vedi sotto), quindi i video più recenti pubblicati su questi canali rientrano nell’ambito di applicazione.
• I servizi che danno accesso a media audiovisivi, comprese le guide elettroniche ai programmi, devono trasmettere i servizi di accesso, come i sottotitoli per sordi e ipoudenti (SDH), l’audiodescrizione, i sottotitoli parlati e l’interpretazione nella lingua dei segni, in modo integrale, sincronizzato, con una qualità adeguata e lasciando all’utente il controllo sulla loro visualizzazione.
• Esenti su siti web e app: i media preregistrati basati sul tempo pubblicati prima del 28 giugno 2025, gli archivi non aggiornati né modificati da allora e i contenuti di terzi che l’azienda non finanzia, non sviluppa e non controlla.

Emittenti e servizi on demand hanno ulteriori obblighi ai sensi della direttiva sui servizi di media audiovisivi (2010/13/UE), a cui l’Atto fa riferimento.

Esenzioni e periodi transitori

• Le microimprese che forniscono servizi (meno di 10 dipendenti e un fatturato annuo o un totale di bilancio annuo non superiore a 2 milioni di euro) sono esentate dai requisiti sui servizi.
• Fino al 28 giugno 2030 i fornitori di servizi possono continuare a usare i prodotti che già usavano legalmente, e i contratti di servizio stipulati prima del 28 giugno 2025 possono restare in vigore fino alla scadenza, per non più di cinque anni da quella data.
• I terminali self-service già in uso possono, se lo Stato membro lo consente, restare in servizio fino al termine della loro vita economicamente utile, per un massimo di 20 anni.

UE: la EN 301 549

La EN 301 549 è la norma europea armonizzata sull’accessibilità dei prodotti e servizi ICT, pubblicata da ETSI, CEN e CENELEC. La conformità a una norma armonizzata citata nella Gazzetta ufficiale dell’UE conferisce una presunzione di conformità all’Atto per i requisiti coperti da quella norma.

• La versione 3.2.1 (2021) si basa sulle WCAG 2.1 livello AA e, secondo AccessibleEU, il centro della Commissione europea, resta il riferimento finché non sarà citata una nuova versione.
• La versione 4.1.1, pubblicata a settembre 2026, passa alle WCAG 2.2 e mette in relazione i propri requisiti con quelli dell’Atto. Una volta citata, conferirà una presunzione di conformità sia all’Atto sia alla direttiva sull’accessibilità del web. Non era ancora stata citata quando AccessibleEU ne ha annunciato la pubblicazione, il 7 settembre 2026.

La clausola 7 della norma riguarda i player video e le app, non i file di sottotitoli. La versione 3.2.1 richiede un modo per visualizzare i sottotitoli; una sincronizzazione entro 100 millisecondi dal timecode di ciascun sottotitolo nei contenuti registrati; il controllo dell’utente sull’aspetto dei sottotitoli, tranne per il testo non modificabile come i sottotitoli bitmap; e, nei prodotti pensati soprattutto per riprodurre video, comandi per sottotitoli e audiodescrizione allo stesso livello dei comandi di riproduzione principali.

UE: la direttiva sull’accessibilità del web

La direttiva (UE) 2016/2102, adottata il 26 ottobre 2016, riguarda i siti web e le app mobili del settore pubblico. Si applica dal 23 settembre 2019 ai siti web non pubblicati prima del 23 settembre 2018, dal 23 settembre 2020 a tutti gli altri siti web e dal 23 giugno 2021 alle app.

• Video: i media preregistrati pubblicati prima del 23 settembre 2020 e i media in diretta sono esenti, quindi i video preregistrati pubblicati da allora rientrano nell’ambito di applicazione.
• Esclusi: le emittenti di servizio pubblico; le ONG che non forniscono servizi essenziali per il pubblico o rivolti alle persone con disabilità; e, a scelta di ciascuno Stato membro, scuole, scuole dell’infanzia e asili nido, tranne che per le funzioni amministrative essenziali.
• Dichiarazioni: gli enti pubblici devono pubblicare e aggiornare regolarmente una dichiarazione di accessibilità. Gli Stati membri possono anche stabilire norme nazionali più severe.

USA: Titolo II dell’ADA (amministrazioni statali e locali)

Una norma del 2024 del Dipartimento di Giustizia (DOJ), basata sul Titolo II dell’ADA, fissa le WCAG 2.1 livello AA come standard per i contenuti web e le app mobili che le amministrazioni statali e locali forniscono o rendono disponibili, dai siti dei comuni ai distretti scolastici pubblici. Una norma provvisoria (interim final rule) pubblicata il 20 aprile 2026 ha prorogato le scadenze. Le date attuali, secondo ADA.gov:

In pratica servono sottotitoli per i video preregistrati e in diretta e l’audiodescrizione per i video preregistrati, con eccezioni per i contenuti d’archivio che soddisfano i requisiti, i documenti e i post sui social preesistenti, i contenuti di terzi e i documenti personalizzati protetti da password. Le eccezioni non fanno venire meno l’obbligo di comunicare in modo efficace: l’esempio del DOJ è quello di un comune che sottotitola un video d’archivio quando una persona con disabilità uditiva chiede di potervi accedere.

USA: Titolo III dell’ADA (attività aperte al pubblico)

Il Titolo III riguarda le attività aperte al pubblico, dai negozi e dalle banche agli hotel e agli studi medici. Nessun regolamento del DOJ fissa standard web dettagliati per queste attività, ma le linee guida del 18 marzo 2022 del DOJ affermano che l’ADA si applica a ciò che offrono online, lasciano loro libertà su come adeguarsi e rimandano alle WCAG. Indicano i video senza sottotitoli come una barriera e raccomandano sottotitoli accurati e sincronizzati che identifichino chi parla. Le stesse linee guida precisano di non avere forza di legge.

Nella causa Robles v. Domino’s Pizza (2019), la Corte d’appello del Nono circuito ha stabilito che l’ADA si applicava al sito web e all’app di Domino’s perché collegano i clienti ai suoi ristoranti fisici, che l’assenza di regolamenti web del DOJ non eliminava quell’obbligo e che un ordine di conformarsi alle WCAG era un possibile rimedio. Domino’s sosteneva che le corti d’appello federali non fossero d’accordo su come il Titolo III si applichi online, ma a ottobre 2019 la Corte Suprema si è rifiutata di esaminare il caso. Sia le linee guida del DOJ sia quella sentenza indicano le WCAG come parametro di riferimento.

USA: la Section 508

La Section 508 del Rehabilitation Act obbliga le agenzie federali a rendere accessibili le tecnologie che sviluppano, acquistano, gestiscono o usano. I Revised 508 Standards dell’Access Board, emanati il 18 gennaio 2017 e in vigore dal 18 gennaio 2018, richiedono che i contenuti elettronici rispettino le WCAG 2.0 livelli A e AA, sottotitoli compresi.

USA: il CVAA e le norme FCC sui video online

Il Twenty-First Century Communications and Video Accessibility Act (CVAA) è diventato legge il giorno 8 ottobre 2010. Le norme della FCC che lo attuano, contenute nel 47 CFR 79.4, stabiliscono che i programmi trasmessi sulla TV statunitense con sottotitoli devono mantenerli quando vengono distribuiti via internet.

• Ambito: programmi di tipo televisivo. La definizione esclude i contenuti generati dagli utenti.
• Programmi integrali: obbligo introdotto per fasi dal 30 settembre 2012 (preregistrati, non montati per internet), dal 30 marzo 2013 (in diretta e quasi in diretta) e dal 30 settembre 2013 (preregistrati e montati per internet).
• Clip: singoli estratti dal 1 gennaio 2016, file che combinano più clip dal 1 gennaio 2017 e clip di programmi in diretta e quasi in diretta dal 1 luglio 2017 – rispettivamente entro 12 e 8 ore dalla messa in onda del programma.
• Qualità e visualizzazione: sottotitoli di qualità almeno pari a quelli televisivi, inoltrati senza perdite dai distributori, e dispositivi e app soggetti alle norme che permettono a chi guarda di ridimensionare il testo dei sottotitoli dal 50% al 200%.

Un creator i cui video non sono mai andati in onda sulla TV statunitense con sottotitoli non è soggetto a queste norme; un’emittente che pubblica clip dei propri programmi sì.

Una checklist pratica

1. Individua le norme che ti riguardano – ente pubblico, agenzia federale, attività aperta al pubblico, servizio soggetto all’Atto europeo o emittente – e le relative scadenze.
2. Fai l’inventario dei tuoi video su siti, app e piattaforme, segnando quali sono preregistrati, in diretta, d’archivio o di terzi.
3. Sottotitola i video preregistrati, indicando i cambi di interlocutore e i suoni rilevanti (WCAG 1.2.2).
4. Pianifica i sottotitoli in tempo reale per dirette e webinar (1.2.4).
5. Gestisci l’audiodescrizione (1.2.5), idealmente inserendo già nel copione una descrizione a voce delle informazioni visive principali.
6. Rivedi i sottotitoli automatici controllando nomi, numeri e terminologia prima di pubblicare.
7. Offri sottotitoli attivabili (closed caption) che chi guarda può ridimensionare e disattivare, anche se il video ha già i sottotitoli impressi.
8. Testa il tuo player secondo la clausola 7 della EN 301 549: comandi facili da trovare, sottotitoli sincronizzati.
9. Conserva i file SRT o VTT insieme ai master dei video, così puoi ripubblicare, tradurre e rispondere alle richieste.
10. Pubblica una dichiarazione di accessibilità: è obbligatoria per gli enti pubblici dell’UE e una buona pratica per tutti gli altri.
11. Chiedi una consulenza legale per i casi difficili: archivi, contenuti di terzi, contratti e servizi transfrontalieri.

Della sottotitolazione vera e propria può occuparsi un software. AutoCap genera sottotitoli sincronizzati parola per parola, ti permette di correggerli ed esporta il video con i sottotitoli impressi oppure, con i piani a pagamento, i file SRT e VTT: vedi il generatore di closed caption. Nessuno strumento, però, rende conforme un’organizzazione da solo: contano anche il player, il sito web e i processi che li circondano. Per capire come il tipo di sottotitoli incide sull’accessibilità, leggi open caption e closed caption a confronto.